Une gestion maitrisée du dossier patient papier pour pallier aux cyberattaques des établissements de santé
Source : ANSSI (agence nationale de la sécurité des systèmes d’information) https://www.ssi.gouv.fr/actualite/une-annee-2021-marquee-par-la-professionnalisation-des-acteurs-malveillants/
+ 37%, c’est l’augmentation du nombre d’intrusion avérées auprès de l’ANSSI entre 2020 et 2021.
Cela est dû à la généralisation des usages numériques qui représentent un défi pour les entreprises et les administrations.
Les entités touchées en premier sont les TPE, PME et ETI qui constituent 34% des victimes en 2021. Puis sont suivies par les collectivités qui représentent 19%.
La crise sanitaire a accéléré l’usage du numérique dans les secteurs publics et privés, ce qui augmente le niveau de menace dans ses établissements.
Dernier en date, le GHT Cœur Grand Est qui est touché par une cyberattaque depuis le 19 avril 2022 (Lire l’article)
Les cyberattaques sont une menace au niveau des hôpitaux car cela peut limiter la consultation des dossiers patients et donc créer un ralentissement du système pour ne pas commettre d’erreur. C’est pour cette raison que les établissements de santé doivent garder un dossier patient papier afin de pouvoir continuer le suivi des patients.
Chez AD’Valorem nous avons trouvé la solution pour permettre aux établissements de pourvoir gérer les dossiers patients.
Nous avons créé la suite logicielle Gesmedic.
Cette suite de logiciels va vous permettre :
- un gain de 1h par jour par secrétaire
- l’amélioration des conditions de travail
- un gain de place de 30%
- un interfaçage avec votre SIH
- le respect de l’identitovigilance
Vous gagnez plus de 25% de temps avec notre suite Gesmedic.
Quelles sont les solutions qui composent Gesmedic ?
La 1ère solution est Ges’Doss qui permet la gestion et la traçabilité des dossiers patients papiers.
Dans un établissement de santé, le dossier patient doit être suivi à la trace car cela fait partie des pièces importantes que doit garder et conserver l’établissement dans son service d’archive.
« Le dossier du patient est le lieu de recueil et de conservation des informations administratives, médicales et paramédicales, formalisées et actualisées, enregistrées pour tout patient accueilli, à quelque titre que ce soit. »
Le dossier du patient assure la traçabilité de toutes les actions effectuées. Il est un outil de communication, de coordination et d’information entre les acteurs de soins et avec les patients. Il permet de suivre et de comprendre le parcours hospitalier du patient. Il est un élément primordial de la qualité des soins en permettant leur continuité dans le cadre d’une prise en charge pluriprofessionnelles et pluridisciplinaires. Le rôle et la responsabilité de chacun des différents acteurs pour sa tenue doivent être définis et connus. »
Pour en savoir sur le dossier patient cliquez ici.
Le dossier du patient peut être déplacé dans l’établissement selon le besoin. Mais les archivistes qui gèrent la gestion des dossiers médicaux doivent savoir où se trouve chaque dossier, que ce soit dans le service des archives ou dans l’établissement. Une demande de sortie d’un dossier peut être faite directement sur le logiciel Ges’Doss : ils en ont besoin au service des soins, des entrées ou des urgences. L’archiviste est directement alerté par le logiciel qu’une demande de sortie est demandée, il peut donc effectuer la demande et envoyer le dossier du patient. Grâce au logiciel il pourra savoir quand il sera arrivé dans le service et quand celui-ci sera prêt à revenir pour pouvoir être rangé.
Toute cette gestion et cette traçabilité fastidieuses peuvent être directement faite sur le logiciel Ges’Doss. Cela permet une meilleure réactivité des services et une meilleure traçabilité.
Ges’Tiers, gestion informatique des dossiers externalisés chez un tiers archiveur
Nous savons que la place dans les archives peut être un sujet compliqué à gérer. Il peut y avoir un manque de place et ranger les dossiers médicaux devient compliqués. Pour pouvoir faciliter cette gestion vous pouvez vous tourner vers un tiers archiveur. Pour cela nous pouvons vous accompagner et vous aider pour une meilleure gestion. Nous avons un partenariat avec ARCHIVES C6 qui est spécialiste de la gestion externalisée et de la conservation des documents.
Si vous avez de la place pour avoir vos archives en interne, nous avons pensé à vous avec l’application Ges’Mob qui est une application smartphone pour faciliter le rangement de vos dossiers. Cette application permet d’effectuer le rangement en « mode parking » ou en classement aléatoire. Vous êtes libre de ranger vos dossiers ou pochettes à un emplacement libre sans vous soucier d’autres critères. Ges’Mob est reliée à Ges’Doss. Pour pouvoir identifier correctement vos dossiers, pochettes nous pouvons également vous proposer des étiquettes qui viennent de Luquet & Duranton (voir la gamme d’étiquettes pour archivage), la société fait partie du Groupe Luquet Duranton comme AD’Valorem.
Un dossier patient est géré par le service des archives, pour eux, nous avons développé les logiciels Ges’Doss, Ges’Tiers et Ges’Mob. Pour ceux qui ont besoin de faire une demande de sortie de dossier car un patient à un rendez-vous, nous avons développé le logiciel Tempo qui est à destination des secrétariats médicaux.
Le logiciel Tempo permet :
- d’effectuer une demande de sortie
- d’en déclarer le transfert
- d’accuser réception du dossier
- d’effectuer son retour
- de visualiser la position d’un dossier en temps réel
Il gère également les agendas, ce qui permet de faire la demande de sortie du dossier directement quand le rendez-vous est intégré dans l’agenda.
Tempo permet aux organisations de fluidifier les échanges d’informations.
L’équipe de AD’Valorem a pensé également aux services/établissements qui souhaitent numériser une partie d’un dossier ou le dossier intégralement grâce à Ges’Num. Ce logiciel dématérialise vos documents mais aussi traite, indexe, contrôle et intègre vos images numérisées automatiquement dans vos applications métiers, afin que vous puissiez en disposer pleinement. Ges’Num permet les actions :
- gestion de la numérisation du dossier d’un patient
- contrôle et validation des informations numérisées
- réception et traitement des demandes de numérisation de dossiers en provenance du DPI
- contrôle des accès aux informations numérisées
- rajout éventuel de pièces à un dossier numérisé existant
Le respect de l’identitovigilance est garanti par notre process basé sur les numéros IPP et par la gestion automatisée des codes barres, évitant ainsi tous risques d’erreurs. Les documents sont automatiquement rattachés au bon patient, au bon endroit, dans son dossier informatisé.
Aujourd’hui la perte des données dans les établissements de santé est un sujet primordial où chaque acteur doit prendre conscience des risques et mettre en place des outils qui lui permette la continuité des différents services.
