Gagnez du temps dans l’archivage de vos dossiers et pochettes
Nous proposons en plus des autres modes de classements, la possibilité d’organiser la gestion des pochettes et dossiers avec un rangement en “mode parking” ou en classement aléatoire. Il s’agit d’un double scan de l’étiquette de la pochette et de l’étiquette d’identification de l’étagère. Le principal intérêt pour les archivistes est de pouvoir ranger un dossier sur un emplacement libre (il suffit que cet emplacement soit identifié par une étiquette à code barre).
SPÉCIFICATIONS DE L’APPLICATION Ges’MOB
- Module de la solution GESMEDIC
- Compatible avec système ANDROID
- Fonctions : Sorties, Retours, Inventaire et Contrôle
Comment fonctionne Ges’MOB ?
Cette application est dédiée aux archivistes des établissements de santé pour leur permettre de collecter facilement et rapidement des dossiers qui sont demandés par les professionnels de santé. Ges’Mob sera très utile pour créer une liste de cueillette sur smartphone ANDROID (liste de tous les dossiers qui sont à sortir des archives) et pouvoir rapidement collecter les documents dans les armoires ou bibliothèques. Il facilite également les retours des dossiers grâce au rangement en “mode parking” ou “classement aléatoire.
Qu’est-ce que le rangement en mode parking ou classement aléatoire ?
Cette méthode de classement connue et utilisée par les archivistes, permet de ranger les documents à un emplacement libre (pas forcément là où le dossier a été collecté). À tout moment on peut savoir où est situé le dossier : emplacement exact dans les archives) grâce à Ges’MOB et à Ges’DOSS. Bien entendu, l’archiviste aura également l’information si le dossier est “sorti” ou s’il n’a pas encore été rangé.
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SORTIE DES DOSSIERS PATIENT
La sortie des dossiers avec Ges’MOB est très simple, 3 étapes suffisent :
1 – À l’aide Ges’DOSS, l’archiviste de l’établissement de santé prépare sa liste de cueillette : tous les dossiers qui doivent “sortir”.
2 – La liste est ensuite importée dans Ges’MOB
3 – Ges’MOB indique alors la position exacte de chacun des dossier. Le dossier est alors scanné avec le smartphone pour enregistrer son “enlèvement”.
RETOUR DES DOSSIERS PATIENT
La gestion des retours est tout aussi simple et rapide :
1 – Avec Ges’Mob, l’agent va scanner l’étagère (place libre) dans les archives, puis le dossier qui va être rangé à cet emplacement (mode parking).
2 – Rangement des dossiers en utilisant cette méthode : Ges’Mob va enregistrer la position de tous les documents.
3 – À la fin de cette opération, on importe la liste des retours dans le logiciel Ges’Doss pour mettre à jour la base de données.
30 secondes pour comprendre
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