i-Transport : solution de gestion des flux logistiques des établissements de santé

00;00;09;06 – 00;00;32;15
Intervenant 1
Le virage numérique dans le domaine de la santé. L’expression est sur toutes les lèvres. La direction est donnée, l’avenir sera dans la E. santé. Mais la vigilance reste de mise dans ce secteur sensible. Replacer le patient au centre des réflexions. Harmoniser les outils. Pousser la technologie au maximum de son efficacité et de l’éthique. Autant d’enjeux à garder en mémoire.

00;00;32;18 – 00;01;06;02
Intervenant 1
Nous vous proposons d’entendre ceux qui conçoivent ces projets et les portent au quotidien. Ingénieurs, DSI, médecins, industriels et éditeurs, ils sont les voix de l’innovation E. santé. Depuis plus de deux ans, l’Hôpital Saint-Louis dispose d’un outil dédié de gestion des transports patients pour quatre de ses services. La solution iTtransport d’AD’Valorem a fait ses preuves dans l’établissement. Nous avons rencontré les principaux intéressés.

00;01;06;04 – 00;01;14;27
Intervenant 1
Ils nous décrivent leurs process de travail.

00;01;14;29 – 00;01;25;17
Intervenant 1
Bonjour Serge Eberelt. Vous êtes cadre de santé au central de l’hôpital Saint-Louis à Paris. Racontez nous pas à pas comment est traitée une demande de transport dans votre établissement ?

00;01;25;19 – 00;01;52;01
Serge
Une demande de transport ou on appelle ça aussi une demande de mission avec le logiciel iTransport. Elle se fait sur l’établissement, sur n’importe quel poste informatique, avec chacun son identifiant, son mot de passe et peut réaliser de n’importe où une demande de transport. Cette demande de transport va comporter des champs obligatoires. On va avoir la première chose de l’identité du patient, qui est ce qu’on transporte, le lieu de départ, où est ce qu’il est ce patient, le lieu d’arrivée.

00;01;52;01 – 00;02;07;00
Serge
Où est ce qu’il va? Le mode de transport est ce qu’il est en ligne ou est ce qu’il est en fauteuil puisque ça va changer un peu la modalité de nos transports. Est ce qu’il y a des précautions complémentaires, c’est à dire s’il y a des problèmes infectieux qui demandent des protections particulières pour les soignants et ou pour le patient ?

00;02;07;02 – 00;02;24;01
Serge
Et est ce qu’il y a de l’oxygèno thérapie ? Est ce que le patient est sous oxygène, ce qui nous implique que l’on fera le transport sous oxygène aussi. Ça change la modalité de ce transport. Ça, ce sont les champs obligatoires. Une fois qu’on a rempli ses champs, on valide. On a mis l’horaire et le logiciel va prendre en charge la demande.

00;02;24;01 – 00;02;38;19
Serge
À partir de là. On a d’autres menus déroulants qui nous vont nous permettre aussi de personnaliser un petit peu cette demande. Est ce qu’il y a un vestiaire à emporter ? Est ce qu’il y a un dossier, est-ce qu’il y a une lettre ? Est ce que dans un dans un service où on va trouver des adolescents, est ce que la maman l’accompagne à l’examen ?

00;02;38;22 – 00;02;58;18
Serge
C’est une donnée aussi que peut avoir le brancardier qui lui permet d’attendre, bien que la maman soit là pour accompagner le patient. Une fois qu’on a rentré notre patient, le logiciel, lui, sait déjà où il est. Ce sera déjà indiqué. On n’aura plus qu’à mettre le lieu d’arrivée, les horaires et puis les précautions complémentaires ou l’oxygène.

00;02;58;20 – 00;03;04;10
Intervenant 1
Mais on voit justement là une demande d’arrivée sur votre écran. Quelles sont les informations que vous voyez apparaître ?

00;03;04;12 – 00;03;23;22
Serge
Il est 13 h 05, Ce sera pour aller planifier pour 13 h 17 pour une arrivée à 13 h 27. C’est en état de demande. Un service d’immuno pour aller à l’imagerie, faire une radio pulmonaire. On sait que c’est un homme ou une femme. On a le nom de la patiente, sa date de naissance, son numéro IP.

00;03;23;24 – 00;03;32;02
Serge
Je sais qu’elle est sous perfusion et seringue électrique. Il n’y a pas de précautions particulières, il n’y a pas d’oxygène. C’est une course qui sera faite en fauteuil.

00;03;32;05 – 00;03;36;02
Intervenant 1
Et pour chaque mission, on voit des couleurs. Ça correspond à quoi ?

00;03;36;04 – 00;03;56;08
Serge
Les codes couleurs vont montrer que ici, c’est une course qui est en transit. C’est à dire qu’actuellement, les brancardiers sont en train d’aller de la consultation de Stomato et raccompagne une patiente vers la médecine interne. Ça, c’est le code bleu, c’est qu’ils sont en transit. Celui ci vient à l’instant de passer en mission. Ça, c’était une demande qui est en train de passer en mission.

00;03;56;10 – 00;04;21;05
Serge
C’est à dire que le logiciel est en train actuellement d’envoyer cette mission vers un brancardier qui, lui, va le recevoir et va se mettre en transit. Cette mission va passer en transit et quand le brancardier aura terminé sa mission, elle sera terminée. Quand elles deviennent orange, c’est qu’on approche de l’heure. Et quand elles deviennent de tout temps qu’elles sont vert, c’est qu’on est dans les temps.

00;04;21;07 – 00;04;28;15
Intervenant 1
Alors, petit passage maintenant par le secrétariat. Une demande doit être envoyée pour un brancardage le lendemain en dialyse.

00;04;28;17 – 00;05;09;27
Secrétaire
Donc je fais un nouveau brancardage, je mets son nom ou son IPP. Si on veut, si l’orthographe est compliquée, on peut enregistrer le patient par IPP. Elle va apparaître sur un tableau. Je la sélectionne. Ensuite apparaît un autre tableau sur lequel je vais renseigner différents éléments, dont le lieu où s’en va la patiente. J’ai deux façons de l’inscrire soit je connais déjà le code, soit je cherche dans la petite flèche sur le côté qui m’indique tout un tableau.

00;05;09;29 – 00;05;38;16
Secrétaire
Je vérifie la date à laquelle je demande le transport. J’inscris l’heure, je précise sa façon de se déplacer si c’est en chaise ou en lit. Je précise si elle est en isolement, parce qu’elle peut être isolée en contact protecteur, ou R. Et je précise si elle a besoin d’oxygène ou pas pour son transport.

00;05;38;19 – 00;05;47;02
Secrétaire
Et ensuite je valide et elle apparaîtra d’emblée sur le tableau du lendemain.

00;05;47;05 – 00;05;55;00
Intervenant 1
Et côté brancardage : alors voilà comment ça se passe. Océane Volereau et Thibault Jabedemeau, vous recevez vos missions directement sur le smartphone.

00;05;55;02 – 00;05;59;21
Thibault (brancardier)
Vous voyez à la demande du service concerné pour l’emmener à l’examen concerné.

00;05;59;23 – 00;06;08;27
Océane (brancardier)
Et là, vous allez voir que sur le téléphone de Thibault, il y a marqué “AIDE”, ça veut dire que vu que c’est un lit et qu’on est deux, lui c’est mon aide et c’est moi qui et le maître de la course.

00;06;08;27 – 00;06;10;21
Thibault (brancardier)
Tous les brancards en lit se font par deux.

00;06;10;23 – 00;06;21;11
Océane (brancardier)
Et on va toujours marquer AIDE. ça met la première lettre du prénom de la personne et son nom de famille. Là il est tombé sur moi, mais sur une autre course il pourra tomber sur Alex (autre collègue brancardier).

00;06;21;14 – 00;06;27;14
Thibault (brancardier)
C’est vraiment  aléatoire. En fonction de la disponibilité, on va récupérer le patient à l’endroit indiqué.

00;06;27;16 – 00;06;28;04
Thibault (brancardier)
À Trefle 6.

00;06;28;04 – 00;06;31;19
Thibault (brancardier)
donc qu’un service de cancérologie pour l’amener en radiothérapie.

00;06;31;19 – 00;06;42;16
Océane (brancardier)
Pour qu’il fasse le rayon de fin de son cancer. Bien là, du coup, sur notre demande, c’est indiquer que cette patiente elle est sous O2. Du coup, on doit prendre une bouteille d’oxygène pour aller la chercher. Voilà, donc suivez nous.

00;06;42;18 – 00;06;48;23
Intervenant 1
Nous les suivons donc dans les couloirs de l’hôpital. En quelques minutes, la personne arrive en radiothérapie.

00;06;48;25 – 00;06;58;09
Thibault (brancardier)
Donc là, nous venons de déposer le patient à son examen. On remonte dans notre service et avec notre téléphone, on peut mettre “tâche terminée”, ce qui nous met en disponible pour emmener d’autres patients.

00;06;58;11 – 00;07;07;18
Intervenant 1
Dans l’organisation des services. L’apport de la solution est considérable. Myriam Chevillard, vous êtes directrice des soins. Comment étiez vous organisée auparavant ?

00;07;07;20 – 00;07;27;12
Myriam Chevillard
Alors ? Comment on travaillait avant ? Sans logiciel, Ça veut dire qu’on avait les services qui avaient besoin de transport, de cardage, faisaient appel directement au brancardage central, appelaient le bloc, apelaient la radiologie. Donc ça veut dire qu’il fallait qu’il y ait un standard à l’accueil. Il y a quelqu’un qui reçoive l’appel. Bon, ça veut dire que ça nécessite une personne.

00;07;27;17 – 00;07;50;06
Myriam Chevillard
Donc c’est pas très intéressant, ni en termes d’intérêt pour la personne, ni chez l’occuper à autre chose qu’elle a plusieurs appels, ce qui est ce qui souvent est le cas parce que c’est souvent à des heures précises. On a besoin de tout le monde en même temps que ça soit pour les sorties de blocs, pour les examens de radiologie, et cetera Donc c’est vraiment un outil qui est très utile que cet outil donc iTransport.

00;07;50;09 – 00;07;52;02
Intervenant 1
Comment s’est passée la mise en place ?

00;07;52;04 – 00;08;15;02
Myriam Chevillard
Donc nous, on a démarré l’acquisition du logiciel. C’était fin 2018. On disait on a fait des tests en mars 2019 et puis après on a déployé au fur et à mesure, jusqu’en radiologie à la fin. Et donc on a fait un bilan en CHSCT. Vous savez qu’on présente, avant de mettre en place un changement d’organisation en comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail du personnel.

00;08;15;04 – 00;08;33;12
Myriam Chevillard
Et on a fait un bilan dernièrement. En juin 2021, on a bien confirmé avec l’encadrement, en ayant fait des requêtes sur l’outil, qu’il y avait une équité dans la répartition des courses, c’est à dire que chaque brancardier faisait à peu près le même nombre de courses pendant son temps de travail. Et ça, c’était aussi un élément important pour nous.

00;08;33;15 – 00;08;39;06
Intervenant 1
Outre le gain de temps que vous évoquiez tout à l’heure, un autre intérêt, c’est celui de l’identitovigilance.

00;08;39;08 – 00;08;59;16
Myriam Chevillard
Quand on rentre iTransports, le service, l’agenda de service, que ce soit les soignants ou l’infirmière, elle rentre exactement les coordonnées du patient qui sont donc son prénom, son IPP, etc. C’est un point très important, le fait de passer par un outil informatique parce qu’on pouvait avoir des erreurs après ou quelqu’un d’autre.

00;08;59;19 – 00;09;14;04
Intervenant 6
J’avais des erreurs. Et les soignant quelquefois, vous vous appelez bien Monsieur Trucmuche et Monsieur répond oui, alors qu’en fait, si on se regarde bien, ce sont des noms similaires. Et ce n’est pas tout à fait le patient et c’est arrivé sur le lieu de l’examen. Vous inquiétez pas avant qu’on l’opère quand même, puisqu’on est plusieurs à demander l’identitovigilance.

00;09;14;07 – 00;09;25;03
Intervenant 6
Mais c’était arrivé une fois le déplacement effectué par s’apercevait que ce n’était pas patient qu’on attendait en radio ou en brancardage. Donc ça, ça a été aussi un plus en terme d’identitovigilance, qui dans ce cas pas très important à l’hôpital.

00;09;25;06 – 00;09;29;15
Intervenant 1
Même discours avec Serge Léberlé. Selon vous, les avantages sont nombreux, n’est ce pas ?

00;09;29;17 – 00;09;46;24
Serge
Alors, il y a moins de stress pour pour les brancardiers, parce que c’est vraiment une mission à la fois. Ils ont pas besoin, ils doivent faire une mission. Elle débute, elle termine. Le temps que ça prend. C’est le temps qui peut être pris par un patient parce qu’il faut peut être le préparer. En gros, parce qu’il y a peut être un ascenseur en panne.

00;09;46;24 – 00;10;04;23
Serge
On a pris plus de temps. Il peut y avoir multiples raisons, mais en tout cas, ils ont pas de stress parce qu’ils commencent une mission, ils terminent une mission et ils passent à la suivante. Moins de dérangement, de saturation d’appels téléphoniques puisque c’est l’application iTtransport qui génère les courses et qui les distribue. Il est intuitif, il est facile à prendre en main.

00;10;04;25 – 00;10;26;09
Serge
Une application web très simple. Finalement, quand on regarde bien un outil de communication, de transmission d’informations en temps réel, ils ont effectivement des codes qui peuvent permettre au logiciel de comprendre pourquoi on peut avoir des soucis. Il peut y avoir un patient qui n’est pas prêt. Au moment où on arrive, on va générer du temps. On peut avoir un ascenseur en panne, on peut avoir un mode de transport non adapté.

00;10;26;13 – 00;10;30;21
Serge
Il y a moins de kilomètres parcourus pour eux puisque des courses, les distances sont un petit peu optimisées.

00;10;30;24 – 00;10;33;27
Intervenant 1
Et pour le pilotage, c’est également un outil qui vous aide ?

00;10;33;29 – 00;10;54;24
Serge
Pour un manager. L’avantage, c’est que le flux logistique est optimisé, qu’on peut piloter aussi l’activité par des tableaux de bord et des statistiques d’activité. On voit ce qu’on fait en réel avec ce logiciel et on peut aussi l’utiliser en mode manuel en cas de justement en cas d’un dysfonctionnement, en cas de lenteur informatique ou d’un problème qui surviendrait.

00;10;54;24 – 00;11;27;08
Serge
On peut également l’utiliser en mode manuel, c’est à dire que je peux moi même désigner les agents qui devraient faire une course. Et puis ça permet aussi un flux régulier des transports sans engendrer trop tard puisque l’objectif aussi, c’est c’est quand même la prise en charge des patients et c’est eux qu’on veut faire attendre le moins possible. Et plus on est à l’heure à nos examens et plus on est à l’heure dans les retours, Ça favorise aussi la qualité de la prise en charge de nos patients.

00;11;27;11 – 00;11;43;05
Intervenant 1
Un cercle vertueux s’est donc mis en place à l’hôpital Saint-Louis, patient brancardier et management en tout tiré parti de cette nouvelle organisation. Nous remercions tous les intervenants de ce podcast et on vous dit à très bientôt pour un nouvel entretien dans les voies de l’innovation de santé.