Pour la gestion des demandes d’Informations médicales

Depuis l’entrée en vigueur de la loi Kouchner, du 4 mars 2002, dont l’un des éléments clés est la possibilité au patient d’accéder à son dossier médical, les établissements de santé se sont organisés pour formaliser le suivi interne de ce type de demandes.

Les avantages de Ges’dim :

  • Demande d’accès au dossier médical
  • Traçabilité intégrale du suivi interne des demandes
  • Centralisation des demandes
  • Reprise automatique des données
  • Gain de temps dans la gestion des demandes

Cependant, l’instruction et le traitement des demandes dans un contexte où les équipes sont extrêmement sollicitées par les activités de soins peuvent être en inadéquation avec la vie hospitalière.

Dans ce cadre, AD’Valorem a développé la solution applicative ges’dim facilitant la gestion du traitement des demandes d’accès au dossier du patient. Il permet de suivre la demande d’un patient ou tiers, de la prise en charge de celle-ci jusqu’à sa clôture en traçant les délais, les pièces justificatives obligatoires et les documents médicaux transmis. ges’dim s’interface avec la GAM/GAP des établissements de santé.

Gagnez en efficacité !

Les étapes de suivi de la demande d'accés du dossier patient dans Ges'dim

Ges'dim a été développé en partenariat avec 3 centres hospitaliers et permet de gérer plus facilement et rapidement les demandes d'informations médicales des patients. En effet, face à une demande croissante (pouvant atteindre 3000 demandes / an dans un CHU) il est parfois difficile et chronophage de collecter toutes les informations appartenant au patient dans les différents services où il a pu séjourné. Ges'medic permet de répondre à cette problématique en centralisant toutes les demandes et en supervisant informations collectées par les différentes Unité Fonctionnelles. La gestion des demandes de dossiers médicaux des patients devient plus fluide et nécessite moins de ressources humaines.

Exemple de flux pour un demande de dossier classique :

  • 1 - Création de la demande

    Le patient ou l'ayant droit demande son dossier médical

    • Enregistrement du demandeur (Patient, tiers...)
    • Enregistrement de l'identité du patient
    • Reprise de l'antériorité des séjours du patient

  • 2 - Contrôle de conformité de la demande

    Cette étape est essentielle pour garantir la sécurité de la transmission des données du patient détenues par l'établissement de santé.
    • Validation ou rejet de la demande
    • Demande de pièces justificatives
    • Génération de courriers automatiques
    • Envoi d'email automatique

  • 3 - Gestion des demandes par UF concernées

    Chaque Unité Fonctionnelle de l'établissement de santé détenant un dossier du patient (si le patient à effectué un séjour dans le service) est répertorié dans Ges'dim.  Le service concerné devra alors transmettre les informations détenues sur le patient.
    • Demande des documents par UF
    • Traitement de la demande par UF
    • Envoi de mails groupés aux UF
    • Gestion automatique des relances
     

  • 4 - Suivi de la demande

    Un tableau de bord permet de suivre en temps réel les demandes et le statut des collectes des informations médicales du patient.

    • Liste des documents collectés pour le dossier du patient

    • Gestion des statuts d'avancement des demandes

    • Tableau de synthèse des demandes

  • 5 - Finalisation de la demande

    Une fois que toutes les données et les informations du patient ont été collectées, le dossiers complet peut alors être transmis au patient. La transmission du dossier peut se faire de plusieurs manières :

    • Par courriers en recommandé avec accusé de réception

    • Sur place : le patient se déplace pour consulter ou récupérer son dossier.

3000

Demandes / an

Les patients sont de mieux en mieux informés de leurs droits en matière d’accès à leur dossier médical (loi Kouchner du 4 mars 2002). Les demandes dans certains établissements sont de plus en plus nombreuses et peuvent atteindre jusqu’à 3000 demandes annuelles.

Demandez une démo !

Exemples d'écran de Ges'dim (cliquez pour agrandir)

Ecran : enregitrement de la demande patient / tiers
Ecran : Gestion du suivi des demandes auprès des UF
Ecran : Tableau de bord de suivi des demandes

Que dit la loi Kouchner sur le droit à l'accès aux informations médicales du patient ?

Téléchargez la charte de la personne hospitalisée Téléchargez la charte de la personne hospitalisée
La loi du 4 mars 2002 garantit au patient un accès direct à toutes les informations de santé le concernant. Le décret du 29 avril 2002 précise les modalités de cet accès, permettant également au patient de consulter ses données via un médecin de son choix, s’il le souhaite. Les informations doivent être communiquées dans un délai maximal de huit jours après la demande, ou dans les 48 heures minimum. Pour des informations de plus de cinq ans, le délai passe à deux mois. Le médecin peut conseiller la présence d’une tierce personne, mais le patient peut refuser sans que cela entrave son accès direct aux données.
 
Qui peut demander l'accès au dossier médical ?

L’accès au dossier médical peut être demandé au professionnel de santé ou à l’établissement de santé par la personne concernée, ses ayants droit en cas de décès, le titulaire de l’autorité parentale, le tuteur ou le médecin désigné comme intermédiaire.

Toute personne peut accéder aux informations de santé la concernant, incluant toutes les données formalisées ayant contribué au diagnostic, au traitement ou à une action de prévention, ainsi que celles échangées entre professionnels de santé (résultats d’examen, comptes rendus, protocoles, prescriptions, feuilles de surveillance, correspondances, etc.). Les informations provenant de tiers non impliqués dans la prise en charge ou concernant des tiers sont exclues. Ces informations peuvent être consultées sur papier ou support informatique, et leur présentation doit être en langage clair (avec les codes explicités).

La demande se fait auprès du professionnel ou du responsable de l’établissement, avec possibilité de consulter le dossier sur place ou de recevoir une copie, qui sera facturée au demandeur à coût de reproduction et d’envoi. L’identité du demandeur ou la qualité de médecin du représentant doit être vérifiée avant toute communication.

Cas particuliers

  • Mineurs : Un mineur peut s’opposer à la communication de ses informations au titulaire de l’autorité parentale, ce qui est noté par le médecin. Si le titulaire de l’autorité parentale fait la demande, le médecin doit tenter d’obtenir le consentement du mineur. En cas de refus, l’accès n’est pas accordé.

  • Personne décédée : Les ayants droit peuvent accéder aux informations d’un défunt pour en connaître la cause, défendre sa mémoire ou faire valoir des droits, sauf opposition exprimée par la personne décédée. Le motif doit être justifié, et tout refus d’accès doit être expliqué. Un certificat médical sans données confidentielles ne peut être refusé.

  • Soin psychiatrique sans consentement : En cas de soins psychiatriques imposés par décision préfectorale ou à la demande d’un tiers, le détenteur des informations peut exiger qu’elles soient transmises par un médecin, et en informe l’intéressé. Si le demandeur refuse de désigner un médecin, la Commission départementale des Hospitalisations psychiatriques est saisie pour trancher.